BILDETEKST: Peker på et problem: Fagdirektør i Arkivverket, Kjetil Reithaug, mener det er et stort problem at interkommunale selskaper ikke er omfattet av Arkivloven. Det betyr i ytterste konsekvens at de kan brenne sine dokumenter etter at de er journalført, uten at de har brutt loven. Foto: Arkivverket

De fleste interkommunale selskaper kan brenne dokumentasjon uten å bryte loven

Flere interkommunale selskaper hindrer åpenhet ved å unnlate å journalføre dokumenter. At de fleste av disse selskapene i verste fall kan brenne sine dokumenter uten å gjøre noe straffbart ser Arkivverket som et nasjonalt problem.

Publisert 11.12.2017 kl. 09.07. Oppdatert kl. 09.15.

Årnes

- De aller fleste interkommunale selskaper er ikke underlagt Arkivloven, og dette ser vi på som et stort nasjonalt problem. Vi risikerer at vår kulturarv smuldrer bort over hele landet, sier fagdirektør i Arkivverket, Kjetil Reithaug.

Nylig skrev Raumnes at kommunen årlig overfører 25 millioner kroner til fem interkommunale selskaper som offentligheten ikke har innsyn i, fordi selskapene ikke fører journaler. Nes kommune overførte 22 millioner kroner til Digitale Gardermoen IKS (DGI) i fjor. DGI har ikke ført journaler og selskapet viste til at Riksarkivet hadde uttalt at selskapet selv måtte vurdere om de er omfattet av Offentlighetsloven eller ikke. Reithaug mener at denne uttalelsen må være basert på en misforståelse fra DGIs side.

- Vi har svart DGI ut fra opplysningen vi fikk om samarbeidet. Dette tilsa at det var et selvstendig rettssubjekt og da ikke underlagt arkivplikt. Som Raumnes skriver, tyder alt på at DGI likevel er omfattet av journalføringsplikten, fordi de sannsynligvis er underlagt Offentlighetsloven, men at de selv må foreta en slik vurdering. Vår etat kontrollerer ikke etterlevelse av Offentlighetsloven. At det foreligger journalføringsplikt betyr imidlertid ikke at de er underlagt Arkivloven, og dette ser vi som en stor utfordring, sier Reithaug.


Kan kaste dokumentene

Raumnes har avdekket at fem interkommunale selskaper ikke fører journaler i tråd med kravene i Offentlighetsloven. Men selv om selskapene har plikt til å føre en oversikt over hvilke dokumenter som går inn og ut, har de ikke nødvendigvis plikt til å arkivere dokumentene.

- Dette betyr at etter å ha laget en journal over hvilke dokumenter som har beveget seg i selskapet, kan selskapet i et ekstremt tilfelle velge å kaste dokumentene. De aller fleste interkommunale selskaper er nemlig ikke omfattet av Arkivloven, og dette betyr at dokumentasjon for hvordan offentligheten utfører sentrale samfunnsoppgaver risikerer å forsvinne. Dette er et alvorlig problem, sier Reithaug.


Ikke omfattet av loven

I vanlig kommunal og statlig virksomhet er det klare regler for arkivering av dokumenter, men interkommunale selskaper er ikke omfattet av de samme lovkravene. Arikvverket ser at kommuner og fylkeskommuner i stadig økende grad etablerer interkommunale selskaper og samarbeidsordninger som overtar ansvaret for sentrale samfunnsoppgaver. Interkommunalt brannvesen, byggetilsyn, kontrollutvalgsekretariat, spesialskoler, innkjøpssamarbeid, krisesenter er eksempler på dette.

- Siden disse selskapene ikke alltid er omfattet av Arkivloven er det uklart hvordan de bevarer sine dokumenter for ettertiden. Eierkommunene risikerer å kun sitte med bruddstykker av nødvendig dokumentasjon, og ser man litt fram i tid vil dette kunne være svært problematisk, sier Reithaug.


Hull i loven?

- Betyr ikke dette at det i så fall er et hull i Arkivloven?

- Det er i alle fall en uheldig virkning, og vi ser på dette som en utfordring. Grunntanken vår er at det er viktig at man kan dokumentere hva kommunen og det offentlige bruker sine penger på, og manglende krav til arkivføring i interkommunale selskaper vanskeliggjør dette, sier Reithaug.


Bør forplikte seg

Arkivverket opplever i økende grad at befolkningen etterspør dokumentasjon, og når etterspørselen for dokumentasjon samfunnet øker vil det være uheldig om offentlig forvaltning går i motsatt retning når det gjelder sin arkivføring.

- Vi anbefaler interkommunale selskaper om å be eierkommunene om å nedfelle at de forplikter seg å følge Arkivloven. Da har man sikret dokumentasjonen for framtiden, og dette er også noe politikerne kan avgjøre når de oppretter selskapene, sier Reithaug.


Les mer om: nyheter

Siste saker Gå til framsida